Suprimentos de Laboratório – Gestão Eficaz

Suprimentos de Laboratório – Gestão Eficaz

Suprimentos de laboratório é um desafio para qualquer gestão que tem foco em resultados com qualidade.

Resumo

Dentro de qualquer empresa, gestão do tempo não apenas implica em um aumento na produtividade, mas também na confiança da equipe.
Fazer certo da primeira vez requer uma coordenação eficaz entre as diferentes áreas da indústria, onde cada uma deve compreender claramente suas responsabilidades e atribuições. Um ponto crucial para a fluidez nas operações dos setores é garantir que a cadeia de suprimentos esteja alinhada com o propósito da empresa.

As ramificações da falta de gestão eficaz, na área de Suprimentos de Laboratório, podem ser vastas:

Especificamente quanto a minha área, os suprimentos de laboratório, frequentemente negligenciada em projetos de investimento, surgem preocupações relevantes quando ocorre a falta de reagentes ou padrões analíticos, o que resulta em atrasos na entrega de medicamentos ao mercado.

Ausência de Gestão

Muito cobra-se do gestor sobre a entrega. 

Na indústria farmacêutica isto acaba sendo primordial quando se fala de liberação de lotes de análise. 

O gestor muitas vezes divide as atividades dele com o gerenciamento do time analítico e o gerenciamento dos suprimentos do laboratório. A área de compras acaba ficando em segundo plano, impactando diretamente na falta de suprimentos e atrasos nas entregas do laboratório.  

Deficiência na Agilidade dos Processos

A falta de investimento em um sistema de gerenciamento ou até mesmo a elaboração de uma planilha no Excel que otimize a obtenção as informações sobre quantidades, volume de consumo, ou seja, que extraia relatórios sobre a cadeia de governança de todo o estoque muitas vezes é deixada de lado.

Outra opção seria gerenciar os suprimentos via SAP que facilita, e muito, nos relatórios para os órgãos reguladores de substâncias controladas.

Falta de Análise dos Contratos

Minha experiência principal foi o gerenciamento de contratos numa multinacional.

Nestas empresas as atividades estão sendo centralizadas em hubs ao redor do mundo focadas cada um num assunto específico.

Normalmente tem-se um focal point em cada país para tratar das especificidades das leis e normas locais.

Nos casos dos contratos, o contato com o jurídico fica escasso e o analista, muitas vezes farmacêutico, deve rever e negociar diretamente com o fornecedor, além de todas as outras atividades relacionadas à rotina de análises que muitas empresas acumulam no mesmo profissional.

Equipe Despreparada

Em algumas experiências minhas, não foram poucos os exemplos de que as pessoas que gerenciavam os suprimentos de laboratório eram pessoas que não estavam desempenhando um bom papel dentro das análises de laboratório.

Utilizava-se essa transferência como uma nova chance para o colaborador. Ou havia um acúmulo de funções: gerenciamento de um item de consumo do laboratório além das atividades de rotina.

O que nem sempre era avaliado se ele possuía algum conhecimento de negociação, Excel ou entendimento sobre a cadeia de gerenciamento.

Ausência de Análise de Gastos

Dependendo da cultura da empresa e do nível de ocupação da gestão da área de suprimentos com o processo de gestão de pessoas, a análise financeira acaba ocorrendo somente quando os gastos excedem o previsto.

É necessário um acompanhamento mensal ao que está sendo comprado/solicitado pelas áreas envolvidas naquele centro de custo, estudo de mercado para:

Entender as demandas;
Estar atento aos acontecimentos de geopolítica mundial, como impactos de guerra e/ou conflitos nas áreas próximas aos fornecedores de suprimentos; indispensáveis;
As alterações de programações de análises de lotes.

Além disso, projetar cada tipo de material na sua conta contábil correta para que o orçamento seja seguido.

Calma!

Nem só de problemas se vive na área de suprimentos.

Baseada na minha vivência e experiência em suprimentos de laboratório, elenquei somente os que eu acredito serem os mais comuns e presentes nas indústrias.

Ter uma equipe dedicada para esta atividade já é um bom indício de entendimento da complexidade e importância deste assunto.

É por isso que compartilho agora, com você, algumas soluções que eu acredito que sejam possíveis em curto, médio e longo prazo de trabalho deste time.

Suprimentos de Laboratório – Solução Eficaz

Gestão Eficiente

Uma gestão eficiente e completa em recursos na área de suprimentos é fundamental para manter o laboratório operando plenamente, assegurando a liberação oportuna de lotes aos pacientes e evitando escassez no mercado.

Além disso, permite manter os projetos de transferência ou renovações de registro no prazo, facilitando o lançamento de novas moléculas para ampliação do portifólio da companhia e a diversificação de apresentações em um mercado altamente competitivo.

Nesta gestão, acompanhar os impactos do que está acontecendo no cenário nacional ou internacional, como conflitos, alterações de legislação (principalmente dos itens controlados pelas polícias civil, federal ou exército brasileiro), permite que compras sejam antecipadas para garantia de melhor preço e manutenção do atendimento à demanda do laboratório.

Com a implementação de projetos Lean Six Sigma, há otimização nos processos de gerenciamento, controle e acompanhamento dos fornecedores, além de uma visão abrangente do mercado, antecipando demandas decorrentes, por exemplo:

Crise de petróleo;
Questões políticas;
Ou até mesmo a pandemia que acabamos de presenciar.
Informar sobre estes acontecimentos as áreas correlacionadas às compras também é importante para antecipar qualquer aumento inesperado do gasto dentro do centro de custo e tranquilizar a equipe financeira da companhia que será pontual e após alguns meses o orçamento voltará ao seu consumo normal.

Fazer Certo da Primeira Vez

Na indústria de medicamentos genéricos, a agilidade é crucial, pois ser o primeiro a entrar no mercado garante uma fatia significativa dos pacientes em busca de medicamentos confiáveis a um custo mais acessível.

Isto significa que quando o laboratório irá iniciar a execução do projeto ou a análise de um lote de rotina, todos os materiais precisam estar disponíveis, na quantidade solicitada.

Caso não estejam, esta informação precisa estar clara para o gestor de projetos para que o planejamento seja ajustado.

Um analista parado, aguardando o que fazer custa muito para a empresa também.

Quanto maior for a clareza das informações, cada um assumindo as responsabilidades dentro do projeto, mais rápida as decisões podem ser tomadas para alteração de rota.

Identificar Alterações Contratuais e Avaliar Múltiplos Fornecedores

A avaliação da necessidade de múltiplos fornecedores para um mesmo item, é outra ferramenta a garantir a entrega ao cliente final: o laboratório de controle de qualidade e microbiologia.

A área de suprimentos pode identificar alterações contratuais benéficas para o orçamento da empresa.

Estudando os gastos mensais, fazendo prospecção de mercado e avaliando o que e quanto está custando cada um dos serviços tercerizados.

Mantendo a qualidade e conhecendo as novas alternativas, são maneiras de ter opções caso seja necessária uma troca de prestador de serviço ou contratação para suprir um aumento de demanda.

Quando bem gerido, esse setor torna-se estratégico, dominando os gastos e alocando orçamento de forma eficiente.

Compreender os Gastos

Compreender os gastos facilita a elaboração de um orçamento mais realista e factível, conferindo credibilidade ao laboratório ao apresentar não apenas um orçamento executável, mas também projetos de redução de custos (CAPEX / OPEX).

Aprofundar o conhecimento nas rotinas do laboratório fornece informações valiosas que devem ser aproveitadas na elaboração do orçamento do próximo ano.

Refletindo sobre as questões acima, posso afirmar que um setor de suprimentos de laboratório bem estruturado resulta:

Em menor espaço de armazenamento para insumos;
Menor investimento em materiais parados;
Seleção precisa de fornecedores e quantidades a serem adquiridas;
Aprimoramento na documentação para integração de métodos;
Credibilidade com fornecedores devido à redução de pedidos de emergência;
Equipe capacitada para agir imediatamente, evitando urgências e, por consequência, tempo ocioso de colaboradores.

Conclusão

Como sabemos que gerir a área de suprimentos de laboratório é um grande desafio, estou à disposição para discutir e contribuir com ideias simples e rentáveis que podem facilitar a gestão do seu dia a dia, sendo assim, conte comigo e deixe seu comentário.

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